7 Tahapan Proses Tender Proyek Konstruksi

Rumahmaterial.com - Untuk mewujudkan pembangunan suatu proyek, maka Pemilik Proyek / Owner melakukan tender untuk mendapatkan kontraktor terbaik yang akan melaksanakan pembangunan proyek tersebut.

Secara umum tahapan proses tender proyek konstruksi dalam memilih kontraktor dapat diuraikan seperti di bawah ini.

1. Tahap Prakualifikasi Tender

Peserta tender yang ikut ambil bagian dalam proses tender adalah kontraktor-kontraktor yang telah lulus penilaian secara umum dan diundang secara resmi oleh Owner.

Pada tahapan ini biasa Owner akan meminta kontraktor untuk menyerahkan dokumen prakualifikasi antara lain :

Data umum perusahaan (Company Profile)
Akta perusahaan.
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK).
Surat Ijin Usaha Perusahaan (SIUP).
Surat Tanda Daftar Rekanan (TDR).
Surat Pengukuhan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).

Jika kontraktor mendapat penilaian baik dari pihak Owner dan lulus tahap prakualifikasi maka kontraktor dapat maju ke tahaan selanjutnya.

2. Tahap Pengambilan Dokumen Tender

Dokumen tender akan diberikan oleh Owner kepada kontraktor-kontraktor yang ikut dalam tender tersebut. Dokumen tender digunakan sebagai pedoman bagi para peserta tender untuk mengajukan penawaran atau harga tender.

Umumnya dokumen tender terdiri dari Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) administrasi, RKS teknis, gambar-gambar, dan Bill of Quantity (BQ).

3. Tahap Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)

Rapat pemberian penjelasan atau Aanwijzing adalah pertemuan antara peserta tender dengan Owner dan Konsultan Perencana.

Dalam pertemuan ini akan diadakan tanya jawab mengenai hal-hal yang kurang jelas bagi peserta tender baikdari sisi administrasi maupun teknis.

Simak juga artikel tentang 12 Pertanyaan yang Sering Ditanyakan Kontraktor Saat Aanwizing Tender Proyek konstruksi.

Hal tersebut akan sangat mempengaruhi kontraktor peserta tender dalam mengajukan harga tender atau pun mengubah ketentuan-ketentuan yang ada dalam dokumen tender sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan aanwijzing adalah sebagai berikut :

Aanwijzing sebaiknya dihadiri oleh semua kontraktor peserta tender, konsultan perencana, dan pihak Owner.
Dalam pertemuan ini Konsultan Perencana memberikan penjelasan secara terperinci mengenai isi dari dokumen tender. Kemudian para peserta tender dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan maupun usulan-usulan mengenai berbagai hal yang dianggap kurang jelas.
Setelah pertemuan selesai, Owner membuat berita acara penjelasan pekerjaan. Berita acara ini berisikan catatan dan hal-hal yang dibicarakan dalam rapat, baik itu penjelasan maupun perubahan-perubahan yang telah disetujui.
Berita acara ini ditandatangani oleh owner dan wakil dari peserta tender. Berita acara ini sifatnya mengikat.

Pada pertemuan ini juga sebaiknya dilakukan peninjauan ke lapangan agar peserta tender mendapatkan gambaran tentang kondisi proyek yang sebenarnya, sehingga para peserta tender dapat mengetahui tentang akomodasi dan hal-hal lain yang diperlukan dalam pelaksanaaan pembangunan proyek ini.

Simak juga artikel tentang Tinjau Lokasi Proyek? Perhatikan 12 Hal Penting Ini.

4. Tahap Pemasukan Penawaran

Setelah mengikuti aanwijzing maka para peserta tender akan mulai menghitung anggaran biaya proyek ini yang akan diajukan sebagai harga penawaran.

Anggaran biaya tersebut disampaikan dalam Surat Penawaran Harga (SPH) yang harus diserahkan sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh owner.

Berkas-berkas yang harus dilampirkan oleh kontraktor dalam pemasukan penawaran umumnya adalah sebagai berikut :

Dokumen Administrasi :

Copy jaminan penawaran / tender bond (asli diserahkan kepada pemilik proyek) jika dipersyaratkan.
Copy SIUP, SIUJK, NPWP, PKP, dan akte perusahaan yang sudah dilegalisasi oleh instansi yang berwenang.
Kadang diminta juga laporan keuangan atau rekening bank perusahaan kontraktor.

Dokumen Teknis :

Surat pernyataan kesanggupan menyelesaikan pekerjaan apabila ditunjuk sebagai pemenang dan mengasuransikan tenaga kerja ( Jamsostek ).
Surat penawaran (bermeterai, dibuat di kop perusahaan, dicap, dan ditandatangani )..
Struktur organisasi dan personalia pelaksana proyek.
Daftar peralatan yang dimiliki dan akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Time Schedule berupa barchart dan kurva S.
Metode pelaksanaan pekerjaan.
Spesifikasi teknis dan brosur material yang ditawarkan.

Dokumen Biaya / Harga :

Surat penawaran harga (bermeterai, dibuat di kop perusahaan, dicap, dan ditandatangani).
Daftar uraian volume pekerjaan / Bill Of Quantity (BQ) dan harga satuan yang diisi.
Analisa harga satuan bahan dan upah kerja.

Dokumen administrasi, teknis, dan biaya/ harga umumnya dibuat dalam 2 rangkap yaitu 1 dokumen asli dan 1 dokumen copy.

5. Tahap Evaluasi Tender

Di sini Owner mengadakan evaluasi terhadap Surat Penawaran Harga (SPH) yang masuk dan memenuhi persyaratan yang ada. Evaluasi meliputi evaluasi dokumen administrasi, teknis, dan harga penawaran.

Owner akan membandingkan SPH tersebut dengan konsep awal dan dengan para peserta tender lainnya, sehingga bila ada kejanggalan dapat diketahui.

Kemudian owner akan menentukan calon pemenang tender berdasarkan penawaran yang paling sesuai dengan harga dari pihak Owner dan tidak menyimpang dari syarat-syarat teknis yang telah ditetapkan.

6. Tahap Klarifikasi

Klarifikasi dilakukan untuk memperoleh penjelasan mengenai hal-hal yang ada dalam penawaran. Dalam klarifikasi ini juga Owner dapat meminta pertanggungjawaban atas harga penawaran dan kejanggalan-kejanggalan yang ditemukan dalam SPH yang dibuat.

7. Tahap Pengumuman Pemenang Tender

Dari hasil evaluasi dan klarifikasi maka pihak Owner akan memutuskan siapa kontraktor yang menjadi pemenang tender. Umumnya sistem dalam menentukan pemenang tender adalah The Lowest Responsible Bid (harga terendah yang dapat dipertanggung jawabkan).

Pemenang akan mendapatkan Surat Keputusan Penunjukan Pemenang dari Owner dan dilakukan penandatanganan kontrak dari kedua belah pihak.

Pelaksanaan pekerjaan harus sudah dimulai selambat-lambatnya 7 hari kalender setelah diterbitkannya Surat Perintah Kerja (SPK).

Demikian sekilas ulasan rumahmaterial.com tentang 7 Tahapan Proses Tender Proyek Konstruksi, semoga bermanfaat bagi Anda.